Der Point of Sale (POS) in Betriebsrestaurants und bei der Gemeinschaftsverpflegung spielt eine entscheidende Rolle im täglichen Betrieb. Er ist nicht nur die Schnittstelle, an der Transaktionen abgewickelt werden, sondern auch der Punkt, an dem Kundenservice, Effizienz und Umsatzoptimierung zusammentreffen. Die Herausforderung ist, dass POS-Systeme oft vernachlässigt werden, bis ihre Mängel unübersehbar werden und das Geschäft negativ beeinflussen. Unter anderem wird häufig der Einfluss auf das Kundenerlebnis unterschätzt, weil übersehen wird, dass der POS durch seine Stellung als letzter Berührungspunkt mit Gästen eine besondere Rolle einnimmt.
In diesem umfassenden Leitfaden betrachten wir häufige Probleme, die ein ineffizientes oder veraltetes POS-System mit sich bringt, erkunden die Auswirkungen auf den Betrieb und zeigen detaillierte Lösungsansätze auf, um ein POS-System zu optimieren und das Geschäft voranzubringen. Mit den folgenden Empfehlungen erhalten Sie einen umfassenden Katalog an Schritten für die Entscheidungsgrundlage guter POS Investitionen.
Betriebsrestaurants stehen oft vor dem Problem, dass Manager oder Köche am POS aushelfen müssen, weil Kassenpersonal fehlt oder erkrankt ist. Lange Schichten, insbesondere morgens und abends, sind keine Seltenheit und führen zu Ermüdung und Fehlern. Betriebsrestaurants, die mehr als eine Schicht am Tag haben, sehen sich häufig in rechtlichen Grauzonen, was den Einsatz Ihres Personals in Doppelschichten angeht. In einer angespannten Lage im Arbeitsmarkt senkt das zusätzlich die Attraktivität des Berufsbild, was die Nachbesetzung von offenen Stellen häufig erschwert.
Hinzu kommen umständliche Aufladestationen und Aufwerter für Kundenkarten, veraltete Hardware, die Kosten für jede Aktualisierung verursacht, und lokale Computersysteme, die keine Cloud-basierte Verwaltung zulassen – all das führt zu langsamen Transaktionen und schlechten Erfahrungen bei Personal und Kunden zugleich. Darüber hinaus führen intransparente Daten und schwieriges Bestandsmanagement dazu, dass die unternehmerische Flexibilität und Reaktionsfähigkeit beeinträchtigt werden.
Die negativen Folgen eines unzureichenden POS-Systems können weitreichend sein. Mitarbeiterfluktuation, eine stressige Arbeitsumgebung und eine geringere Attraktivität für neue Mitarbeiter sind nur einige der Konsequenzen. Darüber hinaus kann eine ineffiziente Kassenführung zu längeren Transaktionszeiten führen, was wiederum Kunden abschreckt und den Durchsatz verringert. Eine schlechte Kundenerfahrung, durch längere Wartezeiten und Bestellfehler, kann das Image des Betriebsrestaurants beschädigen und die Kundenbindung schwächen.
Zusammengefasst, sehen sich Betriebsrestaurants häufig mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert:
Nicht selten müssen Manager oder Köche in Stoßzeiten an der Kasse aushelfen, weil nicht genügend geschultes Personal zur Verfügung steht. Dies führt zu Erschöpfung, da lange Schichten und Doppelbelastungen die Regel sind.
Neue Stellen werden nicht nachbesetzt. Auf der Makro-Ebene und im Kontext des allgemeinen Fachkräftemangels, des demographischen Wandels und der sinkenden Attraktivität des Berufsbildes, ist abzusehen, dass sich das Problem in den folgenden Jahren noch weiter verschärfen wird.
Veraltete Hardware und Software können die Transaktionsgeschwindigkeit drastisch reduzieren. Zusätzliche Kosten für Aktualisierungen und der Mangel an Cloud-Fähigkeiten schränken die Flexibilität ein. Häufig sind Betriebe in einer Spirale von schlechtem Service mit veralteten Geräten und ineffizienten Prozessen gefangen.
Der Anschein einiger Betriebsleiter kann sein, dass man sich durch eine längere Benutzung von Altgeräten Kosten spart. In der Betrachtungsweise werden häufig die Kosten einer Neuanschaffung versus einer Weiterführung des Status Quo verglichen. So kann es den Anschein erwecken, dass man sich Kosten spart. Jedoch wird häufig der tatsächliche Preis übersehen, den die Betriebe durch Ausfälle, Fehlfunktionen, schlechten Service und steigende Ineffizienzen zahlen.
Umständliche Aufladevorgänge für Kundenkarten und langsame Transaktionen führen zu Frustration bei den Gästen und beeinträchtigen die Servicequalität. Besonders Aufwerter sind unter Restaurantgästen ungern gesehen, da sie umständlich und unflexibel sind. Aufwerter beeinträchtigen das Gästeerlebnis, weil sie zusätzliche Schlangenbildung erzeugen. Außerdem sind große, klobige Geräte häufig ein optischer Bruch in teilweise modern designten Betriebsrestaurants. Das schädigt zusätzlich das Ambiente.
Intransparente Verkaufsdaten und schwierige Bestandsführung behindern eine agile Betriebsführung und effektive Entscheidungsfindung. Der POS bietet eine Fülle an Möglichkeiten für tiefgreifende Datenanalysen bezüglich der Verkaufs, der Menügestaltung und der Akzeptanz von Waren und Speisen, die häufig ungenutzt bleiben. Moderne Technologien ermöglichen es mehr Wissen und Erkenntnisse aus Daten zu ziehen, denn je. Die Grundlage hierfür sind jedoch transparente Daten mit einer hohen Qualität.
Technologie wird dann zukunftsfähig, wenn Sie in komplexe, intelligente Systeme eingebettet werden kann. Hierbei sind für Entwickler zugängliche und gut dokumentierte Schnittstellen notwendig. Ein häufig fataler Fehler ist, beim Kauf nicht auf die Interoperabilität zu achten. So können Kassensystemehersteller z.B. ihre Kassen mit absichtlich schlechten Schnittstellen ausstatten, um einen sogenannten "Lock-In"-Effekt zu erzielen. Der hat zur Folge, dass man eine völlige Abhängigkeit vom POS Hersteller hat, wenn es um Erweiterungen geht. In vielen Fällen scheinen POS Systeme zu Beginn relativ kosteneffektiv zu sein. Doch bei der ersten Erweiterung, gibt es dann eine große Überraschung über große Folgerechnungen vom POS Hersteller. Außerdem kommt es häufig dazu, dass POS Hersteller dann jede Erweiterung als eine Möglichkeit sehen, teure Service Leistungen mit zu verkaufen. POS Hersteller nutzen hier die Abhängigkeit Ihrer Position gegenüber der Betriebsrestaurants aus.
Ineffiziente points of sale bringen eine Reihe an Problemen mit sich, die häufig im täglichen, operativen Geschäft nicht mehr klar sichtbar sind, aber das Geschäftsergebnis auf lange Sicht maßgeblich negativ beeinflussen.
Die Folgen eines unzureichenden POS-Systems sind vielfältig:
Mitarbeiterfluktuation: Stress und Überlastung führen zu hoher Fluktuation, was wiederum die Kosten für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Höhe treibt. Bei einer sinkenden Zahl an Fachkräften ist absehbar, dass die Kosten der Mitarbeiterfluktuation stetig ansteigen werden.
Kundenzufriedenheit: Lange Warteschlangen und Fehler bei der Bestellung schaden der Kundenzufriedenheit und damit der Kundenbindung. Somit steigt die Wahrscheinlichkeit, das Verträge nach Ablauf der Laufzeit nicht erneuert werden und Kunden den Betreiber wechseln. In einem hart umkämpften Markt, wo die Differenzierung durch Speisen, Ambiente und weiteres starken Restriktionen des Budgets unterliegen, kann hier der Fokus auf ein gutes Kundenerlebnis von Vorteil sein.
Effizienzverluste: Ineffiziente Abläufe verlangsamen den Kundendurchlauf und verringern somit die Kapazität, mehr Umsatz zu generieren. Kunden entscheiden sich bei der Fülle an Bestelloptionen häufiger für Außer-Haus Alternativen. Diese bieten ein hohes Maß an Convenience ohne Warteschlangen. Gleichzeitig wird die Arbeit insgesamt für den Betrieb langwieriger, was die Stundenanzahl der Mitarbeiter steigert und somit zu erhöhten Kosten führt. Auch das ist ein Effekt, der häufig erst über einen längeren Zeitraum sichtbar wird und dennoch signifikante Effekte auf das Geschäftsergebnis leisten kann.
Imageprobleme: Negative Kundenerlebnisse können das Image des Betriebsrestaurants nachhaltig beschädigen. Das kann dazu führen, dass sich Betreiber von Betriebsrestaurants in Spiralen von Vertragsverlusten bestehender Kunden und fehlenden Neukunden wiederfinden. Wenn man in solch einer Spirale landet, ist es meist zu spät, sich selbst zu erneuern.
Unrentable Restaurants: Kleinvieh macht Mist, heißt es. Häufig können unbeachtete, sich aber stauende Ineffizienzen zu unrentablen Einzelrestaurants führen, was das Gesamtergebnis des Restaurants schmälert.
Es ist schwierig den richtigen Moment zu finden, die aktuelle Lage richtig zu analysieren. Häufig sind es eine Reihe kleiner Ungemütlichkeiten, die man zwar spürt, die aber im Einzelnen nicht genügend Erkenntniss dazu liefern, dass man handeln sollte. Hier ist eine kurze Liste an Signalen, auf die Sie achten sollten.
Sie sollten über eine Optimierung Ihres POS nachdenken, wenn:
- Sich regelmäßig Schlangen bilden und Kunden über lange Wartezeiten klagen.
- Sie unbesetzte Kassen im Betrieb haben
- Alarmstufe rot herrscht, wenn Sie mehr unbesetzte Kassen als besetzte Kassen haben
- Systemausfälle häufig vorkommen oder das System träge reagiert.
- Personal die Bedienung des Systems als kompliziert empfindet.
- Personal, dessen Aufgabengebiet nicht dazu zählt, den POS zu bedienen, den POS bedient.
- Aktionsangebote und Menüänderungen nur mit Schwierigkeiten im System umgesetzt werden können.
- eine freie Stelle für eine Kassenkraft länger als 1 Monat unbesetzt ist
- Sie unprofitable Restaurants haben
Beginnen Sie mit einer tiefgreifenden Analyse, um Schwächen des aktuellen Systems zu identifizieren und zukünftige Anforderungen zu verstehen. Sprechen Sie hierzu mit Mitarbeitern und Gästen zugleich. Stellen Sie sich auch die Frage, was Sie gerne an Erkenntnissen aus dem Verkauf von Waren und Speisen gewinnen wollen, die Sie heute nicht haben. Fragen Sie sich z.B. ob es Möglichkeiten gäbe, ihr Menü in seiner Struktur und Auslegung zu verändern und ob Daten bei der Entscheidungsfindung helfen können.
Ein Bedarf, der häufig übersehen wird, ist Ihr Bedarf der Zukunft. Es ist natürlich schwer, den Bedarf von Morgen zu bestimmen, denn keiner kann in die Zukunft sehen. Jedoch gibt es grundlegende Regeln, die bestimmen können, ob Sie in der Lage sein werden, mit Erneuerungen umzugehen. Ein großer Faktor dabei ist Interoperabilität. Denn, Ihr POS muss heute keine Antworten auf die Fragen von Morgen liefern. Wenn jedoch morgen eine innovative Neuerung eines anderen Unternehmens auf Sie zukommt, können Sie diese im besten Fall schnell und einfach integrieren.
Definieren Sie klare Ziele für das neue System und bestimmen Sie Metriken für den Erfolg nach der Implementierung. Wichtig ist vor allem, welches Ziel Sie für Ihren Betrieb, Ihre Gäste und Ihre Angestellten erfüllen möchten. Idealerweise sind Ziele SMART. Also Spezifisch, Messbar, Attraktiv & Erreichbar, Realistisch und Terminiert.
Untersuchen Sie verfügbare POS-Systeme, lesen Sie Testberichte, vergleichen Sie Funktionen und führen Sie Demos durch. Pilotprojekte sind häufig ein gutes Mittel, um zu testen, ob ein System zu Ihrem Betrieb passt. Sie können nach einem Piloten häufig eine informiertere Kaufentscheidung fällen und minimieren Ihr Risiko.
Berücksichtigen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Gesamtbetriebskosten inklusive Softwarelizenzen, Wartung und weitere mögliche Kosten, wie z.B. Kosten für Schnittstellen und Erweiterungen. Idealerweise entscheiden Sie sich für einen POS mit monatlich laufenden Kosten, in dem alle anderen Faktoren beinhaltet sind. So wird es zu einem operativen Kostenfaktor statt einer Anschaffung und kann über operative Einsparungen transparenter finanziert werden.
Erwägen Sie verschiedene Modelle wie Kauf, Leasing oder sogar Pay-per-Use-Angebote. In diesen Modellen ist meist ein höherer Service-Grad zu erwarten und Sie minimieren im Kauf vom Hersteller außerdem die Komplexität von Mittelsmännern.
Sorgen Sie für eine schrittweise Einführung mit Pilotprojekten, um die Auswirkungen gering zu halten und frühzeitig Anpassungen vornehmen zu können.
Achten Sie darauf, dass das System benutzerfreundlich ist und das Checkout-Erlebnis für die Gäste verbessert. Testen Sie dies idealerweise in einem Pilotprojekt.
Investieren Sie in umfassende Schulungen und Support, um sicherzustellen, dass das Personal das neue System effizient nutzen kann. Achten Sie also bei der Auswahl eines geeigneten Lieferanten auch darauf, ob Schulungen angeboten werden. Denn der Erfolg jedes Systems ins Maßgeblich durch seine Nutzung bestimmt.
Verhandeln Sie Wartungsverträge und stellen Sie sicher, dass zuverlässiger Support verfügbar ist. Idealerweise sind Support und Wartung bereits im monatlichen Preis mit inbegriffen.
Nutzen Sie die Daten des POS-Systems, um Einsichten zu gewinnen und den Betriebsablauf kontinuierlich zu verbessern.
Die Wahl des richtigen POS-Systems kann einen enormen Unterschied für die Effizienz und den Erfolg eines Betriebsrestaurants ausmachen. Mit einer durchdachten Strategie und der richtigen Technologie können Sie nicht nur den täglichen Betrieb verbessern, sondern auch das Kundenerlebnis erheblich steigern. Ein POS-System ist weit mehr als nur eine Kasse – es ist das Herzstück Ihres Geschäfts, das hilft, Prozesse zu verstehen, zu verwalten und zu entwickeln.
VisioLab teilt die Erfolgsgeschichte ihrer Zusammenarbeit mit Sodexo Live!, bei der ihre KI-gesteuerte Self-Checkout-Lösung das Kundenerlebnis bei Live-Events nicht nur verbessert, sondern auch die Rentabilität von Sodexo Live! deutlich gesteigert hat. Die Technologie, bestehend aus einem proprietären visuellen Self-Checkout und einem automatisierten Lebensmittelerkennungssystem, wurde in verschiedenen Sodexo Live! Veranstaltungsorten pilotiert und führte zu deutlich reduzierten Wartezeiten, erhöhter Transaktionsgenauigkeit und einem bemerkenswerten Anstieg der Einnahmen. Der Beitrag beschreibt die Effizienz des VisioLab-Systems, die positive Auswirkung auf Personal und Kunden und blickt auf weitere Innovationen zur Verbesserung der Live-Event-Erlebnisse voraus.
Seit der Corona-Krise herrscht in gastronomischen Betrieben ein regelrechter Personalmangel. Aufgrund zahlreicher Lockdowns orientierten sich Köche und Servicekräfte beruflich um. Der Rekrutierungsprozess für neues qualifiziertes Fachpersonal gestaltet sich in der Regel oft sehr zeitaufwendig.
Nowadays, it is hard to imagine many areas of life without artificial intelligence.
Selbstbedienungskassen sind im Trend. Im Einzelhandel waren im August laut einer EHI-Studie bereits in über 1200 Märkten SB Kassen im Einsatz - in der Gastronomie ist die Kasse ohne Kassierer noch neu. Dabei sind gerade hier neue Lösungen wichtiger denn je. Wir stellen drei Gründe für die Einführung automatischer Self-Service-Terminals in der Gastronomie vor.
Die klassische Kasse mit einer Lade für Bargeld hat uns mehr als ein Jahrhundert lang treu begleitet. Dennoch könnte diese bereits in wenigen Jahren ein Relikt aus der Vergangenheit sein.
